Consejos para gestionar con éxito tus proyectos

Si nos ponemos a pensar en nuestras metas y objetivos, tanto profesionales como personales, podremos percatarnos que, en su mayoría, se despliegan varios proyectos, estamos repletos de ellos e incluso, más allá del ámbito laboral… la vida en general ¡es nuestro gran proyecto! Es por ello, que quiero compartir contigo algunos tips que me han ayudado a garantizar el éxito en los proyectos de los que he sido responsable dentro de la agencia, con el fin de que no solo puedas implementarlos en lo laboral, sino también puedan ser de utilidad para desarrollar con éxito tus proyectos personales… recuerda que tú eres tu proyecto más importante.

1. Nunca olvides el factor humano.

Cuando hablamos de gestión de proyectos pensamos en tiempos, indicadores, entregas, cronogramas, metodologías, etc., sin embargo, nunca hay que dejar de tener presente que el resultado del proyecto dependerá del desempeño del equipo y el propio, no solo se trata de conocimientos y habilidades, sino también de interés, compromiso y motivación para superar los altibajos que cualquier tipo de proyecto puede presentar.

Encuentra eso que haga enamorarte del proyecto y ayuda a los demás a hacerlo. En caso de que el proyecto sea retador, tedioso o poco gratificante, intenta buscar al menos algo que podrías aprender o mejorar a partir de su desarrollo. Puede no estar estrictamente relacionado a los resultados del objetivo del proyecto, pero será algo que se originó a partir del mismo y que contribuirá de manera positiva en ti. Además, no olvides trabajar en tu mindset de crecimiento, sobre todo ante los retos, cuando alguien tenga ganas de tirar la toalla u otro tipo de creencia, lo limite.

2. Estructura y define con claridad.

Hablamos de lo básico en cualquier proyecto, se trata de definir con claridad los objetivos principales y secundarios para poder establecer cuáles queremos que sean los resultados finales y cómo mediremos o evaluaremos si tuvimos éxito o no.

La única forma de establecer esto, es a través de un objetivo SMART y ser capaces de comunicarlo al equipo. Una vez que todos tengamos claro qué queremos alcanzar, podemos planear cómo lo haremos posible… hablamos de una especie de “paso a paso”, y claro que tenemos que ir midiendo o evaluando cada uno de esos pasos, de esta manera podremos ir conociendo qué tan cerca o lejos estamos de alcanzar el objetivo, ya que debemos estar conscientes de que a pesar de que se haga la mejor planeación posible, siempre aparecen cambios o imprevistos que nos dificultará llegar a la meta.

Para evaluar cada uno de los pasos, te recomiendo utilizar la metodología OKR, la cual consiste en ir haciendo un seguimiento de cada una de las fases y acciones a través de la definición de objetivos a corto plazo que, sumados entre sí, nos permitan alcanzar el objetivo principal.

Para definir los OKRs requieres:

1. Fijar objetivos a corto plazo que permitan alcanzar el objetivo principal.

2. Tener claro cuáles serán los resultados clave.

3. Establecer al menos 3 acciones clave para cada uno de los resultados que se esperan conseguir.

Si no eres el único interesado en los resultados del proyecto, no olvides comunicar con claridad a cada stakeholder los alcances y a su vez, alinear expectativas.

3. Divide y vencerás, prioriza y triunfarás.

Enfrentarnos a un nuevo proyecto es comenzar a pensar en lo que tenemos que hacer para poder concluirlo, algo que nos puede producir estrés y ansiedad, en especial si es uno de esos proyectos que parecen no tener fin.

La única manera de enfrentarlo y disfrutar del proceso, es dividiendo, priorizando y enfocándonos en una tarea a la vez, se trata de realizar una eficiente planeación en la que dividamos el proyecto en subtareas con un tiempo establecido (generalmente se dividen por día) y a su vez, tenemos que organizarlas de acuerdo a un nivel de prioridad o a partir de técnicas como el ICE Score, de este modo cada día sabremos qué tareas debemos concluir y en qué orden debemos ir realizándolas. La forma más sencilla de visualizar la anterior explicación, es a través de un cronograma. Cuando comenzamos un proyecto, es común que aspiremos a alcanzar el éxito lo más pronto posible, pero sin duda alguna, dicho éxito dependerá de la medida en la que disfrutemos del proceso, ya que nos ayudará a llevarlo a cabo con orden, nos motivará a diseñar una planeación y un efectivo seguimiento… así que ¡no olvides enamorarte de tus proyectos!

Escrito por Samantha Vásquez Perdomo -

Account Manager en Birth Group

samantha@birth.mx

Comentarios, dudas y reclamaciones:equipoeditorial@birth.com.mx