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Hoy en día después de más de un año de confinamiento en donde la mayoría de las agencias de publicidad en todo el mundo tuvieron que pasar por una transformación digital, han descubierto muchísimas herramientas digitales (softwares) ya sea para su organización, seguimiento de proyectos y comunicación entre equipos, aquí les dejo algunas de mi favoritas:
Disponible para Windows, iOS, Mac y Android, es algo más que una aplicación para listas de tareas, ya que dispone de casi todo: procesador de texto, hojas de cálculo, procesador de código, calendario… Es un todo en un uno que nos ayuda a crear listas de tareas muy completas y complejas, permite al usuario gestionar desde su día a día, hasta grandes proyectos. En esta herramienta puedes crear y gestionar una páginas y listas, cuenta con un calendario interno, acceso offline y sincronización entre dispositivos.
2. Trello
Disponible para Windows, iOS, Mac y Android, para mi es algo más que una aplicación para listas de tareas, ya que tiene muchísimas más funcionalidades como: procesador de texto, hojas de cálculo, procesador de código, calendario…Permite a las agencias de publicidad y otros giros de empresas crear listas de tareas muy completas y complejas, ayuda al usuario gestionar su día a día y grandes proyectos. Brinda la posibilidad de crear y gestionar una página principal, por último cuenta con un calendario interno, acceso offline y sincronización entre dispositivos.
Herramientas de Project Managment y Comunicación organizacional:
3. Slack
Es la app favorita de muchas agencias de publicidad, permite que los miembros de una empresa puedan colaborar y mantener la comunicación mediante la creación de conversaciones en grupo (denominados canales) en tiempo real. Estos se pueden utilizar para organizar proyectos, conversar sobre temas como reuniones con clientes o eventos laborales, y lo mejor de todo es que es nos permite tener una mejor comunicación entre los involucrados en el proyecto. Se puede acceder a ella desde un ordenador o una aplicación móvil.
MicrosoftTeams se basa en Grupos de Office 365, esta nos permite actualizar y dar seguimiento al desarrollo de un proyecto, su función principal es compartir recursos y mantener la comunicación constante entre los miembros del equipo.
Al crear un equipo en Microsoft Teams, se crea un tablero. Este tablero contiene una serie de funciones básicas, que a día de hoy son:
Chat
Opciones de guardar y compartir archivos
Posibilidad de organizar reuniones dentro del propio equipo
Añadir fichas de diferentes programas externos que aporten nuevas funcionalidades.
5. Darwi aX - AGILE EXPERIENCE
Para agencias de publicidad o empresas que se encuentra en cambio y crecimiento constante, y que requieren procesos y equipos adaptables a las situaciones del mercado, DARWI aX el la mejor herramienta, es un sistema basado en metodologías ágiles, que ayuda a optimizar los procesos de CRM y gestión de tareas.
Esta herramienta permite generar tableros personalizables, gestionar tareas en un tablero Kanban, registro de horas por proyecto, administrar proyectos con metodología Scrum o por Sprints y cuenta con un producto Backlog para gestionar los alcances de tu proyecto.
6. Google drive
Google Drive es la herramienta que anteriormente se conocía como "Google Docs". No solo muy usada por agencias de publicidad sino por todo tipo de empresas y personas. Tiene como novedad el servicio de almacenamiento de archivos en la nube y sincronización con otros dispositivos donde se tenga instalada la herramienta Google Drive, es decir, los recursos están disponibles no solo en el computador donde fueron creados o guardados, sino también en la web. Esta herramienta puede instalarse en un computador, en un dispositivo móvil o utilizarse desde un navegador.
Algunas de las características de esta herramienta son:
Proteger la información: ofrece de forma gratuita diez (10) GB de almacenamiento para cada uno de los usuarios de Google. De esta manera, si la computadora o móvil sufren daños, se pierden o son objeto de un robo, los archivos permanecerán seguros en el espacio de almacenamiento de Google Drive.
Puedes acceder a tus archivos desde cualquier equipo inteligente que cuente con una conexión internet y un navegador, y puedes sincronizarlos con una unidad de almacenamiento local y compartirlos con otros usuarios.
Permite compartir archivos o carpetas completas con una persona o grupo de personas con el fin de propiciar el trabajo colaborativo, por ejemplo, presentar o construir proyectos y/o trabajos, o desarrollar nuevas ideas a través de debates sencillos sobre el contenido de estos archivos.
Se puede visualizar varios tipos de formatos de archivos directamente desde el navegador, sin importar si el software que permite visualizar el archivo está instalado en la computadora o móvil; se puede visualizar archivos de texto, videos, imágenes, entre otros.
Esta herramienta utiliza funciones de búsqueda que permiten encontrar rápidamente lo que está buscando. Puedes buscar por palabra clave o aplicar filtros para localizar un tipo de formato de archivo específico.
7. We Transfer
WeTransfer es la aplicación creada para enviar archivos a cualquier lugar del mundo, de forma gratuita. Podrás enviar archivos hasta a 10 personas y con un peso de un máximo de 2GB por envío. WeTransfer es una solución en la nube que te ofrece numerosas ventajas, porque no tendrás que ocupar espacio en tu cuenta.
Este servicio cuenta con una versión gratuita en la que no se necesita registro, pero está limitado a envíos únicos de un peso máximo de 2 GB.
El número de archivos es ilimitado, hasta que alcances dichos gigas.
El destinatario dispone de unos días para realizar la descarga y, transcurrido ese tiempo, se eliminan de la nube de WeTransfer sin dejar rastro.
Reuniones virtuales
Si estas en una agencia de publicidad
Google Meet te será de gran ayuda ya que es la solución de Videoconferencia integrada en la plataforma G Suite. Utiliza tu Cuenta personal o empresarial para crear salas de videoconferencia de hasta 250 participantes, en la que podrás proyectar tu pantalla o compartir una presentación.
Podrás invitar a personas fuera de google o que dispongan de una cuenta de Google, o incluso que no dispongan de ninguna cuenta, enviándoles un correo con la invitación. En el caso de no tener cuenta, tendrás que permitirles el acceso a la videoconferencia.
Google Meet está integrado con Google Calendar, y podrás crear salas de videoconferencia para cada evento de Google Calendar que necesites.
9. Zoom
Una de las favoritas de muchos usuarios es Zoom, este es una app en donde puedes hacer videoconferencias la cual te permite grabar
tus videoconferencias en vivo por video, por audio o ambos. Según los informes, más de la mitad de las empresas de Fortune 500 usaron Zoom en 2019 y durante 2020 alcanzó niveles aún mayores, acumulando un crecimiento del 227 por ciento durante el año.
Estas son las características principales de Zoom:
Reuniones uno a uno: organice reuniones individuales ilimitadas incluso con el plan gratuito.
Videoconferencias grupales: organice hasta 500 participantes (si compra el complemento "reunión grande"). El plan gratuito, sin embargo, le permite realizar videoconferencias de hasta 40 minutos y hasta 100 participantes.
Uso compartido de pantalla: reúnase individualmente o con grupos grandes y comparta su pantalla con ellos para que puedan ver lo que usted ve.
Grabación: también puede grabar sus reuniones o eventos.
10. Trabajo súper colaborativo
Por último quiero pero menos importante, si estás en una agencia de publicidad y debes de trabajar de manera muy colaborativa en donde necesites revisión de copys, cargar y compartir imágenes de manera ágil y sencilla con todo el equipo, mi total recomendación en la Google Suite con Docs y Slides:
Es el procesador de texto de Google. Esta herramienta no solo es utilizada por agencias de publiciad sino por todo el mundo, empresas, estudiantes, empresarios, entre muchos más, esta nos permite: Crear, editar o publicar documentos en línea. Insertar imágenes, vínculos, gráficos o tablas al documento.
Presentaciones de Google es un programa de presentación incluido como parte de un paquete informático de software gratuito basado en la web que ofrece Google dentro de su servicio Google Drive. El servicio también incluye Documentos de Google y Hojas de cálculo de Google.
Escrito por: Víctor Damián Esquivel Reyes - Programador en Birth Group.
Visítanos en: www.birth.mx
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